Archivierung

Archivierung, Archiv, Ablage

Gründe für die Archivierung von E-Mails gibt es viele. Die zwei häufigsten Gründe sich für die Archivierung zu entscheiden sind die Entlastung des Mails Servers und die gesetzliche Aufbewahrungsplicht.

Da im Unternehmen die E-Mail Kommunikation immer umfangreicher wird, steigt auch der Speicherplatzbedarf für die Mail Sever. Eine Möglichkeit dieses Problem zu lösen sind Mail Archiving Produkte. Diese gibt es sowohl als reine Software Lösung, als Hardware Lösung und als Online Lösung.

Die Aufbewahrungsfrist für geschäftsrelevante Mails unterscheidet sich nicht von der für Briefe. Auch diese sichere Ablage können Sie über eine Mail Archivierung sicherstellen. Die Mails werden entweder direkt von Ihrem Server archiviert oder die Archivierung wird zwischen Firewall und Mailserver geschaltet. So können Sie sicherstellen, dass die E-Mails genau so archiviert werden, wie Sie sie erhalten.

Eine weiterer Grund für die Archivierung ist die Auffindbarkeit von Mails. Jeder Mitarbeiter hat seine eigene Ablagestruktur. Oftmals liegen die Archive der User auf dem lokalen Arbeitsplatz, wo die Datensicherung nicht sichergestellt ist. Durch eine zentrale E-Mail Archivierung lösen Sie diese Probleme. Die E-Mails liegen an einem zentralen Ort, in einer klaren Struktur mit einer sichergestellten Datensicherung. Über das Interface der eingesetzen Mail Compliance sind E-Mails schnell und unkompliziert auffindbar.